Um die Kosten einer bestimmten Abteilung oder Bereich zu verwalten oder zu budgetieren werden Kostenstellen benötigt. So können Kostengrenzen gesetzt werden und entsprechende Kosten im Überblick behalten werden.
Bei der Frankierung mit der Frankiermaschine entstehen Portokosten. Diese können bei modernen Frankiermaschinen in einzelnen Kostenstellen verwaltet werden. So kann ein bestimmtes Budget festgelegt werden, allgemein die entstandenen Kosten ausgelesen werden oder einzelnen Abteilungen oder Benutzern ein Budget zugeordnet werden.
Bei den meisten Frankiermaschinen können den einzelnen Kostenstellen beliebige Namen vergeben werden sowie der Zeitraum, das Budget und die verbrauchte Summe auf einem Frankierstreifen ausgedruckt, auf einen USB-Stick übergeben oder auf den Computer übertragen werden.
Bei größeren Frankiersystemen wird oft eine Computersoftware eingesetzt und die Frankiermaschine mit dem Computer verbunden. So kann über den Computer eine hohe Anzahl von Kostenstellen angelegt, bearbeitet und verwaltet werden.
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