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Bald beginnt die Osterzeit, die zusammen mit Weihnachten wichtigsten Feiertage des Jahres. Natürlich dürfen zu Ostern die passenden persönlichen Grüße nicht fehlen.

Als persönliche Grüße gilt vor allem die Karte oder der Brief von Hand geschrieben und per Post versendet. Bei einer großen Empfängerzahl ist das leider nicht mehr möglich, so dass eine gedruckte Grußkarte oder ein netter Grußbrief per Post die beste Alternative ist.

Zur effizienten Verarbeitung der Briefsendungen kommt die Frankiermaschine zum Einsatz. Besonders schön ist die Frankierung mit einem Osterwerbeklischee oder Werbebild.

Nachfolgend finden Sie 5 Tipps, die Sie für die perfekten Ostergrüße beherzigen sollten:

1. Frühzeitig Empfängerdaten zusammenstellen
   Für jede Aussendung ist es wichtig, korrekte Empfängerdaten zu verwenden. Nichts ist ärgerlicher, als Briefe an veraltete Adressen zu senden, die womöglich noch wegen Unzustellbarkeit zurückkommen. Damit ist nicht nur das verwendete Porto verloren, sondern auch der nett gemeinte Gruß beim Empfänger nicht angekommen.
   Da vor allem beim Versand an viele Empfänger die Prüfung der Empfängeradressen aufwendig ist, sollte frühzeitig mit der Aufstellung und Prüfung der Aktualität angefangen werden.

2. Ausreichend Porto auf die Frankiermaschine laden
   Wird die Aussendung vieler Briefe geplant, sollte vorher das benötigte Porto kalkuliert und das aktuelle Portoguthaben auf der Frankiermaschine überprüft werden. Ist nicht ausreichend Porto vorhanden, sollte vor Beginn der Massenfrankierung ausreichend Porto aufgeladen werden. Das sorgt für einen schnelleren Arbeitsablauf und verzögert die Aussendung nicht durch noch zu beantragende Budgets, Kostenstellenbeschränkungen o.ä.
3. Vordatierung und rechtzeitige Einlieferung
   Oft möchte man, dass die versendeten Briefe an einem bestimmten Tag beim Empfänger eintreffen. Große Briefvolumen lassen sich jedoch oft nicht an einem Tag bearbeiten. Die Funktion „Vordatierung“ der Frankiermaschine ermöglicht es, das Datum des Versandtages in der Zukunft auf das Kuvert zu drucken. So sollte im Voraus ein großzügig kalkuliertes Versanddatum bestimmt und für alle Briefe vom Druck über das Beginnen der Frankierung dieses Datum verwendet werden. Sobald alle Briefe verarbeitet sind, sollten sie an dem gedruckten Datum eingeliefert werden.
   Bei der Einlieferung sollte auf eine rechtzeitige Übergabe vor dem gewünschten Ankunftstag geachtet werden. Je nach Versandmenge und gewählter Versandart (z.B. Infopost)  kann die Laufzeit des frankierten Briefes länger als üblich sein. Da nichts peinlicher ist, als Grüße, die erst mehrere Tage nach dem Anlass eintreffen, sollten die Briefe lieber früher als zu spät eingeliefert und eine entsprechende Kulanzzeit eingeplant werden.
4. Mit ausreichend Verbrauchsmaterial bevorraten
   Mailingaktionen sowie viele Frankierungen sind bei einigen Anwendern eine Besonderheit und kommen nur selten vor. Durch den in kurzer Zeit erhöhten Verbrauch an Frankierfarbe, Frankierstreifen und Briefumschlägen muss frühzeitig genug Verbrauchsmaterial eingekauft und bevorratet werden. Nur so wird vermieden, dass die Aktion scheitert, weil eine neue Frankierpatrone eingelegt werden muss, nicht mehr genügend Frankieretiketten vorhanden oder die Briefumschläge ausgegangen sind. Bei der Bevorratung sollten die benötigten Verbrauchsmaterialmengen großzügig kalkuliert werden. Denn wenn während der Verarbeitung Verbrauchsmaterial ausgeht und nachbestellt werden muss, steht die Frankiermaschine für mehrere Stunden bis Tage unnötigerweise still.
5. Jahreszeitliches Werbebild oder Zusatztext verwenden
   Moderne Frankiersysteme bieten die Möglichkeit neben dem Portostempel ein Werbebild, Werbeklischee oder einen Zusatztext mitzudrucken. Ein Teil der Frankiermaschinen hat bereits jahreszeitliche Werbebilder gespeichert, die beim Druck verwendet werden können. Zusätzliche Werbeklischees können bei den meisten Frankiermaschinen einfach hinzugefügt werden. Andere Frankierer bieten die Möglichkeit, einen individuellen jederzeit änderbaren Zusatztext mitzudrucken.
   Die Option des Werbedrucks oder Zusatztextes neben dem Wertstempel sollte genutzt werden, damit der Brief professionalisiert wird sowie bereits von außen die Grußbotschaft ersichtlich wird.

Wenn Sie die oben aufgeführten Tipps beherzigen, steht einer erfolgreichen Mailingaktion nichts mehr im Wege und Ihre Ostergrüße kommen rechtzeitig und perfekt beim Empfänger an, der sich sicher über Ihre Grüße freut!

Ihr Frankierprofi.de Serviceteam