Zu einer ordentlichen Verwaltung gehört es, dass eingehende Post mit einem Posteingangsvermerk mit Eingangsdatum gestempelt wird. Daher ist die Posteingangsstempelung bei den meisten Unternehmen Pflicht und tägliche Praxis.
Die Eingangsstempelung großer Mengen von Tagespost ist mühsam und zeitaufwändig. Helfen kann dabei ein modernes Frankiersystem! Durch Einstellen des „Eingang“-Stempels beziehungsweise „Eingang“-Druckmodus druckt die Frankiermaschine keinen Poststempel, sondern einen Eingangsstempel.
Je nach Frankiermaschinenmodell kann ausgewählt werden, ob die Frankiermaschine das Wort „Eingang“ oder „eingegangen“ und oder das jeweilige Tagesdatum drucken soll. Nach dem Einlegen des Postguts oder eines Frankierstreifens wird es wie ein normaler Brief eingezogen und entsprechend bedruckt.
Soll auch das enthaltene Dokument mit einem Stempel versehen werden, kann auch dieses in der Maschine eingelegt oder mittels Frankierstreifen indirekt gestempelt werden.
Der Vorteil der maschinellen Posteingangsstempelung liegt in der enormen Geschwindigkeit. Bei den meisten Frankiermaschinen funktioniert die Funktion in der identischen Geschwindigkeit wie die normale Postverarbeitung.
Die Eingangsstempel-Funktion ist beispielsweise bei den modernen Neopost Frankiersystemem Neopost IS-330, IS-350, IS-420, IS-440 und IS-480 vorhanden. Auch andere Frankiermaschinen besitzen einen entsprechenden Modus.
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