Vor allem Freiberufler und kleinere Unternehmen mit geringem Postaufkommen stellen sich oft die Frage, ob sich eine Frankiermaschine für die maschinelle Postbearbeitung überhaupt lohne. Diese Frage ist berechtigt, schließlich ist eine Frankiermaschine ein weiteres elektrisches Gerät im Unternehmen, das betrieben, erklärt, gepflegt und verwaltet werden muss.
Anwender mit hohem Bedarf benötigen immer eine Frankiermaschine
Soll das tägliche Postaufkommen im Haus bearbeitet werden, muss ab einer bestimmten Briefanzahl auf eine maschinelle Lösung zurückgegriffen werden. Bei hunderten oder tausenden Briefen am Tag, die korrekt gewogen und frankiert werden müssen, ist das manuelle Wiegen und Kleben von Briefmarken nicht nur überhaupt nicht wirtschaftlich, sondern auch praktisch unmöglich.
Beispielrechnung: Wenn pro Minute 6 Briefe manuell gewogen und mit einer Briefmarke beklebt werden können, sind das pro Stunde 360 Briefe ohne eingerechnete Pausen. Bei einem täglichen Postvolumen von 1000 Briefen müsste dieses also fast 3 Stunden ohne Unterbrechung manuell konzentriert von einem Mitarbeiter verarbeitet werden.
Große Briefmengen lassen sich in der Regel nur maschinell verarbeiten, da große Frankiersysteme über 150 Briefe pro Minute frankieren können.
Fehler durch falsches Gewicht oder eine falsche Briefgröße, was zu Über- oder Unterfrankierungen führt, kommen hinzu. Unterfrankierte Briefe kommen zurück oder der Empfänger, also z.B. Ihr Kunde, muss das fehlende Porto selbst nachzahlen. Überfrankierte Briefe kosten zusätzlich unnötiges Geld.
Mit einer entsprechend großen, für das Volumen ausgelegten Frankiermaschine können 1000 Briefe in nur wenigen Minuten automatisch korrekt verarbeitet werden.
Höhere Briefvolumen, wie sie bei Verwaltungen, Versicherungen oder Behörden täglich entstehen, sind händisch überhaupt nicht mehr verarbeitbar.
Anwender mit geringem Bedarf müssen sich den Nutzwert ausrechnen
Werden täglich nur wenige Briefe versendet, muss der Komfort- und Personalwert errechnet werden. Erstaunlicherweise lohnt sich eine für den jeweiligen Bedarf passende Frankiermaschine oft schon bei unter 10 Briefen am Tag. Schließlich fallen bei einer Frankiermaschine der Einkauf von Briefmarken, die Verwaltung von Briefmarken mit diversen Werten, Einschreibenkarten usw. weg.
Vor allem die Gefahr von Überfrankierungen, weil für den 1,45 € Brief nicht mehr die passende Briefmarke vorhanden ist und so 3x 0,58 € aufgeklebt werden, ist groß. Auf das Jahr hochgerechnet wird so ein stattlicher Betrag vernichtet, der keinen Mehrwert gebracht hat.
Eine Frankiermaschine lohnt sich für fast jeden Betrieb.
Doch auch kleine Anwender, für die sich eine Frankiermaschine finanziell tatsächlich (noch) nicht lohnt, profitieren von der Professionalität durch die Bedruckung des Briefes mit dem eigenen Absenderwerbestempel. So kann bei Angabe der Adresse nicht nur die zusätzliche Angabe des Absenders auf dem Brief gespart werden, sondern der Brief auch optisch professionell gestaltet werden. Je nach Maschine kann auch ein jahreszeitlicher Werbedruck mit Grüßen oder ein Text mit Informationen wie geänderte Öffnungszeiten, Adressen o.ä. mitgedruckt werden.
Bei kleinen Betrieben und Freiberuflern mit wenigen Mitarbeitern ist ein Frankiersystem oft gerade sinnvoll, da die vorhandenen Mitarbeiter sowieso schon stark ausgelastet sind. Wenn die Sekretärin des Rechtsanwalts zusätzlich zu ihren üblichen Sekretariatsarbeiten auch noch 200 Briefe am Tag händisch falzen, kuvertieren, wiegen und mit der korrekten Briefmarke bekleben müsste, würde dies ihre Arbeitszeit gar nicht zulassen. Mit einer kleinen Kuvertiermaschine und Frankiermaschine kann sie diese täglich immer wieder anfallende Postmenge jedoch in wenigen Minuten mühelos „nebenbei“ abarbeiten.
Die Kontinuität macht die Ersparnis
„Die paar Briefe mit Briefmarke bekleben geht doch schnell“ denkt sich so mancher. Manchmal ist das auch so. Es gibt aber auch Zeiten, in denen es ein paar Briefe mehr werden und viel Zeit für die Freimachung sowie den rechtzeitigen Einkauf der korrekten Briefmarken benötigt wird. Jeder wird das „Ich muss nochmal schnell zur Post Briefmarken holen“ schon einmal gehört haben. Das kann mit einer Frankiermaschine nicht passieren, da sie bequem in wenigen Sekunden mit frischem Porto über die Telefon- oder Internetleitung auf die Ferne aufgeladen wird.
Die tägliche Einsparung an Personalkosten, Überfrankierungen und Fahrten zur Post macht sich auf Dauer stark bemerkbar.
Jedes Unternehmen, das täglich Schreiben, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Werbebriefe etc. versendet, nutzt jeden Tag den Briefversand. Durch die maschinelle Frankierung wird so täglich Zeit und Geld gespart. Hochgerechnet auf die Woche, den Monat oder das Jahr kann man schnell feststellen, dass sich ein passendes Frankiersystem sehr schnell rechnet und dauerhaft die Effizienz erhöht. Zusätzlich motiviert die Verwendung eines Frankiersystems deutlich mehr als das lästige händische Wiegen und Aufkleben von Briefmarken.
Die richtige Frankiermaschine ist entscheidend
Wie bei vielen Produkten, muss auch bei der Frankiermaschine das für die jeweiligen individuellen Ansprüche und Anforderungen benötigte Gerät eingesetzt werden. Nur ein auf den Bedarf passendes Gerät sorgt für eine optimale Effizienz.
Ein zu kleines Frankiersystem ist eventuell für die anfallende Briefmenge zu langsam oder bietet nicht ausreichend Funktionen, ein zu großes Frankiersystem wird nicht sinnvoll ausgelastet, so dass es in Relation zu den entstehenden Kosten zu teuer ist.
Mit der richtigen Frankiermaschine für den eigenen Bedarf lässt sich effizient und komfortabel das anfallende Briefvolumen professionell verarbeiten.
Daher sollte bei der Wahl des passenden Frankiersystems auf mehrere Monate das entstehende Postvolumen hochgerechnet werden. Nicht vergessen werden dürfen Mailingaktionen und Grüße zu bestimmten Festtagen, wodurch in kurzer Zeit oft sehr viele Briefe versendet werden.
Jeder der bekannten Hersteller von Frankiermaschinen – Pitney Bowes, Francotyp-Postalia, Neopost, Frama – bietet Frankiersysteme für jeden Bedarf und jeder Größe an.
Ihr Frankierprofi.de Serviceteam