In manchen Branchen, wie beispielsweise bei Rechtsanwaltskanzleien, Arztpraxen oder Steuerberatern, tritt das Problem auf, dass zwar einerseits täglich professionell Post versendet werden muss, andererseits das Volumen für ein modernes, schnelles und professionelles Frankiersystem nicht ausreichend ist.
Trend zur „Mehrverwender“-Lösung
Die Hersteller moderner Frankiersysteme haben den Trend erkannt und bestimmte Frankiersysteme so ausgerichtet, dass sie von mehreren Anwendern, wie zum Beispiel in einer Bürogemeinschaft, gleichzeitig verwendet werden können. Oft befindet sich das Frankiersystem dann in einem Ärztehaus in einem bestimmten Raum auf den jeder Arzt Zugriff hat, wie auch in einer Bürogemeinschaft.
Kostenstellenzuordnung je nach Anwender
Die modernen Frankiermaschinen besitzen eine Kostenstellenverwaltung und mehrere Werbeklischees. Gleichzeitig können sie per PIN-Passwort oder mittels Zugangskarte im Bankkartenformat je nach Anwender freigeschaltet werden.
Durch die Kostenstellenverwaltung und Zugangsberechtigung kann den einzelnen Anwendern ein bestimmtes Budget zugeteilt werden, das auch mittels Berichtdruck dokumentierbar für eine Abrechnung ausgegeben werden kann. Durch die mehreren Werbebilder kann jedem Anwender ein eigenes Werbeklischee zugeordnet werden, das er auf den Brief neben den Portowertstempel drucken kann.
Zweite EKP-Nummer trennt Maschine vollständig
Als weitere Neuerung kann bei einem Teil der Frankiergeräte eine 2. EKP-Nummer verwendet werden. Die EKP-Nummer (Einheitliche Kundennummer Post) ermöglicht das eigene Portoladen, das von der Deutschen Post nach EKP-Nummer abgerechnet wird. So ist die Maschine dann vollständig getrennt verwendbar und die Kostenstellenzuteilung entfällt, da jeder Anwender seine eigene Abrechnung von der Deutschen Post erhält.
Fazit
Vor allem in Ärztehäusern, Krankenhäusern, Rechtsanwaltshäusern etc. macht eine solche Lösung Sinn. Sie ist einerseits sehr kosteneffizient durch günstigere Kosten in Wartung und Verbrauchsmaterial sowie die zentrale Verwaltung, andererseits profitiert jeder Anwender von einem leistungsfähigeren Frankiersystem mit diversen Funktionen, die eine kleine Frankiermaschine nicht bieten kann.